📢 वेतन पथक महत्त्वाचे — शालार्थ प्रणालीतील कागदपत्र अपलोडसंदर्भातील सविस्तर मार्गदर्शक

प्रस्तावना – शालार्थ म्हणजे काय?

शालार्थ प्रणाली (Shalarth Pranali) ही महाराष्ट्र शासनाच्या शिक्षण विभागाची एक महत्त्वपूर्ण ऑनलाइन वेतन व सेवा व्यवस्थापन प्रणाली आहे.
राज्यातील हजारो शाळांमधील शिक्षक व शिक्षकेतर कर्मचाऱ्यांचे —

वेतन पथक
सेवा नोंदी
हजेरी माहिती
पदोन्नती व बदलीचे तपशील

— या सर्व गोष्टींचे केंद्रीकरण या प्रणालीमुळे एकाच डिजिटल प्लॅटफॉर्मवर होते.

पूर्वी ही सर्व कामे कागदी स्वरूपात होत असत, ज्यामुळे फाइल्स हरवणे, प्रक्रिया उशीराने होणे, आणि माहितीची पडताळणी करण्यात अडचणी येत होत्या. शालार्थ प्रणालीमुळे ही समस्या मोठ्या प्रमाणात दूर झाली आहे.

https://anandgyan.in/

शालार्थ प्रणालीचे उद्देश व महत्त्व

1. पारदर्शकता वाढवणे

शालार्थ प्रणालीमुळे सर्व नियुक्ती, मान्यता, बदली व सेवा-संबंधी माहिती ऑनलाइन उपलब्ध होते. यामुळे गैरव्यवहार, भ्रष्टाचार, किंवा चुकीच्या कागदपत्रांची देवाण-घेवाण होण्याची शक्यता कमी होते.

2. वेगवान प्रक्रिया

पूर्वी वेतन पथक तयार करण्यासाठी किंवा बदली व पदोन्नतीनंतर बदल करण्यासाठी अनेक दिवस लागायचे. आता, योग्य कागदपत्रे अपलोड होताच प्रक्रिया तात्काळ सुरू होते.

3. कायदेशीर आधार

सरकारी लेखापरीक्षण, तपासणी किंवा चौकशीसाठी आवश्यक कागदपत्रे शालार्थमध्ये तत्काळ उपलब्ध होतात. हे प्रशासनासाठी तसेच कर्मचाऱ्यांसाठी फायदेशीर आहे.

4. कर्मचाऱ्यांचे संरक्षण

कधीही सेवासंबंधी वाद निर्माण झाल्यास, अपलोड केलेली प्रमाणित कागदपत्रे पुरावा म्हणून वापरता येतात. यामुळे कर्मचारी सुरक्षित राहतात.

शालार्थ प्रणालीमध्ये अपलोड करावयाची आवश्यक कागदपत्रे

शालार्थमध्ये काही अनिवार्य दस्तऐवज अपलोड करणे गरजेचे आहे.

1. संस्था नियुक्ती आदेश (Appointment Order)

संस्थेकडून दिलेला अधिकृत नियुक्ती आदेश.
प्रथम नियुक्तीची तारीख स्पष्ट असावी.
संस्था प्रमुखाची सही, शिक्का आणि नियुक्तीचे तपशील असणे आवश्यक.

2. रुजू अहवाल (Joining Report)

नियुक्तीनंतर सेवेत रुजू झाल्याचा अधिकृत अहवाल.
दिनांक, वेळ, जागा व साक्षीदारांची नावे नमूद असावीत.
संस्था प्रमुखाची सही व शिक्का आवश्यक.

3. मान्यता आदेश (Approval Order)

शिक्षणाधिकारी / उपसंचालक कार्यालयाकडून पदास मान्यता.
वेतनश्रेणी, पदाचे नाव आणि सेवा प्रारंभ दिनांक स्पष्ट असावा.

4. शालार्थ नाव समाविष्ट आदेश

शिक्षण अधिकारी / DDO कडून नाव शालार्थमध्ये समाविष्ट करण्याचा आदेश.

शालार्थमध्ये कागदपत्र अपलोड करण्याची प्रक्रिया

शाळेतील प्रशासनाने खालील पायऱ्यांनुसार काम करावे:

टप्पा 1 – कागदपत्र संकलन

सर्व कर्मचाऱ्यांची प्रथम नियुक्तीची कागदपत्रे गोळा करणे.
बदली झालेल्या कर्मचाऱ्यांची देखील पहिल्या नेमणुकीची कागदपत्रे आवश्यक.

टप्पा 2 – डिजिटल स्कॅनिंग

सर्व कागदपत्रे स्पष्ट व वाचनीय स्वरूपात स्कॅन करणे.
PDF स्वरूपात फाइल तयार करणे.
फाइल साईज 512 KB पेक्षा कमी ठेवणे.

टप्पा 3 – शालार्थ लॉगिन

संबंधित कर्मचाऱ्याचा शालार्थ आयडी उघडणे.
डॉक्युमेंट लिस्टनुसार कागदपत्र प्रकार निवडणे.

टप्पा 4 – फाइल अपलोड

योग्य Document Type निवडून PDF अपलोड करणे.
अपलोड केल्यानंतर फाइल उघडून वाचता येते का तपासणे.

टप्पा 5 – सेव्ह व फॉरवर्ड

“Save” करून नंतर “Forward to DDO” करणे.

शालार्थमध्ये अपलोड करताना लक्षात ठेवण्यासारख्या गोष्टी

केवळ प्रथम नियुक्तीची कागदपत्रे अपलोड करावीत.
पदोन्नती, बदली, बदल यासंबंधीची कागदपत्रे वेगळ्या विभागात साठवावीत.
PDF फाइल साईज 512 KB पेक्षा जास्त नसावी.
अस्पष्ट किंवा अपूर्ण स्कॅन अपलोड करू नयेत.
शालार्थमध्ये दाखवलेल्या डॉक्युमेंट लिस्टनुसारच फाइल अपलोड करावी.

वारंवार होणाऱ्या चुका व त्यावरील उपाय

चूक	परिणाम	उपाय
चुकीचा दस्तऐवज अपलोड	मान्यता नाकारली जाते	अपलोडपूर्वी नाव व मजकूर तपासा
फाइल साईज 512 KB पेक्षा जास्त	अपलोड फेल होते	PDF Compressor वापरा
अस्पष्ट स्कॅन	दस्तऐवज ग्राह्य नाही	उच्च रिझोल्यूशन स्कॅनर वापरा
Forward करण्यापूर्वी तपास न करणे	पुन्हा प्रक्रिया करावी लागते	Save नंतर तपास करा

उत्तम पद्धती (Best Practices)

फाइल्स एकाच क्रमाने व नावाने ठेवाव्यात.
डिजिटल मास्टर फोल्डर शाळा स्तरावर तयार करावा.
प्रत्येक कर्मचाऱ्यासाठी स्वतंत्र फोल्डर बनवावा.
PDF Merge/Split Tools चा वापर करावा.
फाइल नावात कर्मचाऱ्याचे नाव + दस्तऐवज प्रकार + दिनांक लिहावे.
उदा.: RahulPatil_NiyuktiAadesh_01-06-2015.pdf